Eine Ärztin empfängt Sie montags in ihrer Praxis und freitags in einem Ärztezentrum. Für die Besuchsplanung brauchen Sie mehr als ihren Namen: die richtige Adresse, einen passenden Besuchstag und die Notizen vom letzten Gespräch.
Im Alltag von Pharmareferenten kommen schnell viele solcher Details zusammen. ISF Agenda bündelt sie im Kundenprofil. So bleiben Standorte, Besuchstage und Termine mit derselben Person verbunden.
Ein Kunde kann mehrere Standorte haben
Nehmen wir Dr. Elena R.: Sie besuchen sie in einer Praxis in Bologna und an einem anderen Tag in einem Ärztezentrum in Casalecchio di Reno. Zwei Arbeitsorte gehören zur selben beruflichen Beziehung.
In ISF Agenda können Sie einem Kundenprofil mehrere Standorte zuordnen. Kontaktdaten, Notizen und frühere Termine bleiben bei der Person. Zu jeder Adresse speichern Sie die Angaben, die Sie für einen Besuch vor Ort brauchen. Findet das nächste Treffen an einem anderen Standort statt, können Sie trotzdem auf die bisherigen Gespräche zurückgreifen.
Das Kundenprofil bildet damit ab, wie Sie Ihr Gebiet tatsächlich betreuen: Sie begleiten Menschen, die an unterschiedlichen Orten arbeiten.
Besuchstage und Karte helfen bei der Wochenplanung
Zu wissen, wo ein Kunde arbeitet, ist der erste Schritt. Für die Planung brauchen Sie auch die Information, wann Sie ihn dort antreffen können. Für jede Adresse lassen sich Besuchstage und Zeitfenster hinterlegen: in unserem Beispiel montags für die Praxis in Bologna und freitags für das Ärztezentrum.
Die Karte zeigt die Adressen, für die der ausgewählte Besuchstag hinterlegt ist. Fehlt dieser Wochentag bei einem Standort, erscheint er in dieser Ansicht nicht. Sie können die Ansicht weiter eingrenzen, etwa nach Stadt, medizinischem Fachgebiet oder Tags. So beantworten Sie eine konkrete Frage: „Wen könnte ich in dieser Gegend an dem Tag besuchen, den ich gerade plane?“
Die hinterlegten Besuchstage geben Ihnen eine Orientierung. Einen konkreten Besuch vereinbaren Sie anschließend mit dem Kunden und tragen ihn als Termin ein.
Der Termin hält die Informationen zum Gespräch zusammen
Ein Termin wird einem Kunden zugeordnet und kann zusätzlich mit einem seiner Standorte verbunden werden. Damit finden Sie Adresse, Datum und Gesprächsdetails zusammen, während der Bezug zum Kundenprofil erhalten bleibt.
Auch nach dem Besuch ist diese Verbindung nützlich. Notizen, vorgestellte Produkte und zugeordnete Materialien ergänzen den Kontaktverlauf. Wenn Sie Elena einige Wochen später an einem anderen Standort besuchen, können Sie an die festgehaltenen Punkte anknüpfen.
Vorhandene Kontakte als Ausgangspunkt nutzen
Viele Pharmareferenten führen bereits eine Kundenliste in Excel. ISF Agenda ermöglicht den Import von Kunden aus einer Excel-Datei. Ihr vorhandenes Verzeichnis wird so zur Grundlage für die weitere Besuchsplanung.
Nach und nach ergänzen Sie Standorte, Besuchstage, Termine und hilfreiche Notizen. Das Kundenprofil zeigt, wen Sie betreuen; die Karte hilft bei der Frage, wo ein Besuch möglich ist; der Kalender hält fest, wann und aus welchem Anlass Sie sich treffen.
Nach dem Gespräch helfen Notizen, Produkte und Werbeartikel am Termin, beim nächsten Besuch den Faden wieder aufzunehmen.