Ihre Kunden stehen bereits in einer Excel-Datei: Namen, Kontaktdaten und einige Notizen aus der täglichen Arbeit. Manche dieser Beziehungen bestehen seit Jahren. Wenn Sie ein neues Werkzeug nutzen, möchten Sie auf diesem Wissen aufbauen.
ISF Agenda ermöglicht den Import von Kunden aus Excel. Die vorhandenen Angaben bilden den Ausgangspunkt für Kundenprofile, in denen Sie später Besuchsplanung und Kontaktverlauf zusammenführen.
Die Datei vor dem Import vorbereiten
Für den Import benötigen Sie eine Excel-Datei im Format XLSX. Übernommen werden Vorname und Nachname sowie, wenn vorhanden, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Notizen.
Erstellen Sie zunächst eine Kopie der Datei und prüfen Sie sie auf unvollständige Angaben und doppelte Einträge. Der Import legt neue Kundenprofile an und führt vorhandene Dubletten nicht automatisch zusammen. Laden Sie deshalb eine bereits importierte Liste nicht erneut hoch. Ein bereinigtes Verzeichnis hilft, doppelte Profile von Anfang an zu vermeiden.
Standorte, Besuchstage, Fachgebiete und Tags ergänzen Sie anschließend in den Kundenprofilen. Sie gehören nicht zu den Angaben, die dieser Excel-Import übernimmt.
Mit bekannten Kontakten weiterarbeiten
Stellen Sie sich vor, Ihre Datei enthält Dr. Elena R., Dr. Riccardo V. und Dr. Silvia M. Ihre Namen, Kontaktdaten und vorhandenen Notizen werden zu Kundenprofilen in ISF Agenda. Sie müssen diese Angaben nicht einzeln neu erfassen.
Wenn Sie Riccardo anrufen oder Elenas Kontaktdaten nachschlagen möchten, greifen Sie auf die bereits gesammelten Informationen zurück. Darauf bauen Sie die weitere Betreuung auf.
Die Profile mit der täglichen Arbeit ergänzen
Für Elena können Sie die Praxis in Bologna und das Ärztezentrum in Casalecchio mit den jeweiligen Besuchstagen hinterlegen. Bei Riccardo ergänzen Sie das medizinische Fachgebiet und den Standort, an dem er dienstags Besuche empfängt. Die Karte und die Standortangaben helfen anschließend bei der Planung im Gebiet.
Silvia haben Sie erst vor Kurzem kennengelernt. Ein Tag wie „Erster Besuch“ kennzeichnet den nächsten Schritt. Im Profil halten Sie weitere Einzelheiten fest, sobald sich die Zusammenarbeit entwickelt.
Aus einer Kontaktliste wird ein nachvollziehbarer Verlauf
Die ursprüngliche Liste beantwortet vor allem die Frage: Wen betreue ich? Mit ISF Agenda halten Sie auch fest, was Sie mit dieser Person besprochen haben: einen Termin mit Notizen, ein zugeordnetes Produkt oder ein Telefonat zwischen zwei Besuchen.
Bei der nächsten Vorbereitung greifen Sie auf diese Angaben zurück. So wächst aus dem importierten Verzeichnis nach und nach eine Arbeitsgrundlage mit Standorten, Terminen und Gesprächsverlauf für jeden Kunden.