Nella stessa settimana puoi incontrare più volte alcuni clienti e non riuscire ancora a fissare un contatto con altri. Quando le relazioni da seguire sono tante, la sola agenda mostra gli impegni, ma non sempre rende evidente se stai dando a ciascuno la continuità che avevi previsto.
Gli obiettivi di frequenza di ISF Agenda aggiungono questa prospettiva: per ogni cliente puoi scegliere quanti appuntamenti registrare in un periodo e vedere come procede la pianificazione.
Una frequenza diversa per ogni relazione
Riprendiamo la dott.ssa Elena R. dei precedenti approfondimenti. Per lei vuoi prevedere due contatti al mese. Per il dott. Riccardo V., che incontri con un ritmo diverso, ne prevedi due nel trimestre. Un unico numero per tutta la rubrica non racconterebbe bene entrambe le relazioni.
In ISF Agenda l’obiettivo è legato alla scheda del singolo cliente. Puoi scegliere un periodo mensile, bimestrale, trimestrale o quadrimestrale e una quantità di appuntamenti adatta a quella relazione. Così la frequenza che ti proponi resta vicina alle informazioni della persona, alle sue sedi e allo storico dei contatti.
Vedere il progresso mentre organizzi l’agenda
Immagina che nel mese tu abbia registrato due appuntamenti con Elena: uno già trascorso e uno fissato per la prossima settimana. La sua scheda mostra 2 su 2 per l’obiettivo mensile. Nel trimestre, invece, per Riccardo risulta 1 su 2: c’è ancora spazio per pianificare un altro contatto.
Il dato va letto per quello che è. L’obiettivo conta gli appuntamenti in agenda la cui data rientra nel periodo di calendario, inclusi quelli futuri e i contatti di altro tipo, come una telefonata annotata in agenda. Non è una misura delle visite già svolte né dei risultati commerciali: ti aiuta a confrontare la frequenza che avevi scelto con ciò che hai messo in programma.
I periodi seguono il calendario: per esempio, il primo trimestre va da gennaio a marzo. Il conteggio riguarda quel trimestre, non gli ultimi tre mesi a partire da oggi.
Dai numeri alla prossima scelta
Quando prepari la settimana, il filtro “obiettivo non raggiunto” ti aiuta a individuare i clienti ancora sotto soglia per il periodo che selezioni. Scegliendo il trimestre puoi trovare Riccardo, con il suo 1 su 2; passando al mese, Elena non compare perché ha già 2 appuntamenti su 2. Il filtro considera i clienti che hanno un obiettivo impostato per quel periodo. È un punto di partenza per decidere dove dedicare attenzione, insieme ai giorni di visita, agli indirizzi e agli altri impegni che hai già.
La dashboard offre anche una vista d’insieme dei clienti che hanno raggiunto o meno gli obiettivi. Il numero è utile soprattutto quando porta a una domanda concreta: a chi voglio trovare spazio in agenda nel prossimo periodo?
Gli obiettivi rendono visibile un’intenzione che altrimenti rischia di restare nella memoria. Poi sono le informazioni raccolte nella scheda cliente e nella mappa ad aiutarti a organizzare l’incontro, mentre note e materiali dell’appuntamento ti permettono di ripartire dal contesto giusto.
Per riconoscere anche esigenze che attraversano clienti diversi, puoi organizzare la rubrica con i tag. Se vuoi tornare a valutare una relazione dopo un certo tempo dall’ultimo appuntamento, puoi usare un promemoria per cliente.