Numa semana, pode encontrar alguns clientes várias vezes e ainda não ter conseguido marcar um contacto com outros. Quando a lista cresce, a agenda mostra os compromissos, mas nem sempre permite perceber se está a manter o ritmo previsto para cada relação.
Os objetivos de frequência do ISF Agenda acrescentam essa perspetiva. Para cada cliente, escolhe um número de compromissos num período e compara-o com o que já está registado na agenda.
Uma frequência adaptada a cada relação
Retomemos a Dra. Elena R., apresentada no artigo sobre locais de visita. Pretende ter dois contactos por mês com ela. Para o Dr. Riccardo V., escolhe dois contactos por trimestre. As duas relações têm necessidades diferentes.
O objetivo é definido na ficha de cada cliente. Pode escolher períodos de calendário de um, dois, três ou quatro meses e o número de compromissos adequado. São períodos fixos: o primeiro trimestre, por exemplo, vai de janeiro a março. O cálculo não considera os últimos três meses a contar de hoje.
Compreender o número apresentado
Imagine que tem dois compromissos com Elena neste mês: um já passou e outro está marcado para a próxima semana. A ficha apresenta 2 de 2 para o objetivo mensal. Para Riccardo, o trimestre tem 1 de 2: pode ainda planear outro contacto.
O cálculo considera os compromissos cuja data está dentro do período de calendário, incluindo os futuros e os contactos de outros tipos, como uma chamada telefónica registada na agenda. O número não corresponde apenas a visitas realizadas nem mede resultados comerciais. Permite comparar o objetivo com os contactos registados para esse período.
Identificar os clientes que ainda estão abaixo do objetivo
O filtro «objetivo não atingido» apresenta os clientes que têm um objetivo definido para o período escolhido e ainda não chegaram a esse número de compromissos. Ao selecionar o trimestre, pode encontrar Riccardo com 1 de 2. Ao selecionar o mês, Elena não aparece entre os clientes abaixo do objetivo, pois tem 2 de 2.
É um ponto de partida para preparar a semana. Antes de propor uma visita, consulte os dias habituais, as moradas e os compromissos que já tem.
O painel de controlo apresenta uma visão geral dos clientes que atingiram ou não os objetivos. Esses números ajudam a identificar as relações às quais pretende dedicar mais tempo.
As fichas dos clientes e o mapa dão as informações práticas para organizar o encontro. As notas e os materiais das visitas anteriores ajudam a preparar o conteúdo da conversa.
Pode também organizar a lista com etiquetas para identificar necessidades comuns a vários clientes. Se pretende um aviso depois de um determinado intervalo desde o último compromisso, pode configurar um lembrete por cliente.