Vous voyez certains clients plusieurs fois dans la semaine, tandis que d’autres attendent encore un nouveau contact. Quand votre répertoire s’agrandit, le calendrier montre vos rendez-vous, mais il devient plus difficile de savoir si le rythme prévu pour chaque relation est respecté.
Les objectifs de fréquence d’ISF Agenda vous donnent un repère supplémentaire. Pour chaque client, vous définissez un nombre de rendez-vous sur une période, puis vous le comparez aux rendez-vous enregistrés.
Adapter la fréquence à chaque client
Retrouvons la Dre Elena R., présentée dans l’article sur les lieux de visite. Vous souhaitez prévoir deux contacts par mois avec elle. Pour le Dr Riccardo V., vous choisissez deux contacts par trimestre. Ces deux relations n’appellent pas le même rythme.
L’objectif se définit sur la fiche de chaque client. Vous choisissez un nombre de rendez-vous pour une période calendaire d’un, deux, trois ou quatre mois. Il s’agit de périodes fixes du calendrier : le premier trimestre va par exemple de janvier à mars. Le calcul porte sur ce trimestre, et non sur les trois derniers mois à compter d’aujourd’hui.
Comprendre le nombre affiché
Ce mois-ci, vous avez enregistré deux rendez-vous avec Elena : l’un est passé, l’autre est prévu la semaine prochaine. Sa fiche affiche 2 sur 2 pour l’objectif mensuel. Pour Riccardo, le trimestre compte 1 rendez-vous sur 2 : vous pouvez encore envisager un autre contact.
Le calcul compte les rendez-vous dont la date se situe dans la période calendaire, y compris les rendez-vous futurs et les autres types de contacts, comme un appel enregistré dans l’agenda. Ce nombre ne correspond donc pas aux seules visites effectuées et ne mesure pas les résultats commerciaux. Il permet de comparer l’objectif aux contacts déjà inscrits dans l’application.
Repérer les clients à recontacter
Le filtre « objectif non atteint » affiche les clients qui ont un objectif défini et dont le nombre de rendez-vous reste inférieur à ce seuil pour la période choisie. Avec le filtre trimestriel, vous pouvez retrouver Riccardo et son 1 sur 2. Avec le filtre mensuel, Elena et son 2 sur 2 ne figurent pas parmi les clients sous leur objectif.
Vous disposez d’un point de départ pour préparer la semaine. Pour décider quand proposer une visite, consultez ensuite les jours de réception, les adresses et vos autres rendez-vous.
Le tableau de bord présente une vue d’ensemble des clients ayant atteint ou non leurs objectifs. Ces chiffres vous aident à repérer les relations auxquelles vous souhaitez consacrer davantage de temps.
Les fiches clients et la carte apportent les informations nécessaires pour organiser la rencontre. Les notes et supports des rendez-vous précédents vous aident à en préparer le contenu.
Vous pouvez aussi organiser le répertoire avec des étiquettes pour identifier des besoins communs à plusieurs clients. Et si vous souhaitez recevoir un rappel après un certain nombre de jours sans rendez-vous, vous pouvez configurer un rappel pour ce client.