Tem os clientes reunidos num ficheiro Excel: contactos que precisa de encontrar depressa, notas acrescentadas depois das visitas e pessoas que acompanha há anos. Ao experimentar uma nova ferramenta, quer poder aproveitar esse trabalho.
O ISF Agenda permite importar clientes do Excel. Os contactos existentes tornam-se a base da lista na aplicação, que pode enriquecer para preparar visitas e acompanhar cada relação.
Começar com pessoas que já conhece
Imagine que o ficheiro contém a Dra. Elena R., o Dr. Riccardo V. e a Dra. Silvia M. Já tem os nomes, os contactos e algumas notas úteis. A importação permite criar as fichas sem introduzir cada pessoa individualmente.
Quando precisa de encontrar Elena ou telefonar a Riccardo, pode partir das informações que já guardou. A lista existente acompanha assim o trabalho que vai desenvolver na aplicação.
Preparar um ficheiro organizado
A importação lê ficheiros Excel no formato .xlsx e cria as fichas a partir do apelido e do nome próprio, com e-mail, telefone e notas quando esses dados existem. Antes de começar, guarde uma cópia do ficheiro e verifique se os dados estão completos e se a mesma pessoa aparece mais do que uma vez.
A importação cria novas fichas e não junta automaticamente os duplicados. Evite voltar a carregar uma lista já importada. As moradas, os dias de visita, as especialidades e as etiquetas são completados depois nas fichas dos clientes.
Enriquecer os contactos ao longo das visitas
Para Elena, pode acrescentar o consultório de Bolonha e o centro médico de Casalecchio, com os respetivos dias de visita. Para Riccardo, pode indicar a especialidade e o local onde recebe à terça-feira. O mapa e as informações sobre as moradas ajudam depois a organizar as visitas no território.
Silvia, que conheceu há pouco, também tem lugar na lista. Uma etiqueta «primeira visita» pode assinalar essa fase da relação. A ficha reúne os detalhes que vai acrescentando à medida que os contactos avançam.
Passar da lista ao histórico da relação
A lista inicial identifica quem acompanha. No ISF Agenda, pode guardar também o que aconteceu com cada pessoa: um compromisso com notas, um produto apresentado ou uma chamada entre visitas.
Antes de voltar a ver Elena, pode reler as notas do último encontro. Para propor uma visita a Riccardo, pode consultar os dias habituais e os compromissos existentes. Estas informações crescem com o trabalho, a partir dos contactos que já possuía.