Vous avez réuni vos clients dans un fichier Excel : des coordonnées à retrouver rapidement, quelques notes prises après une visite et des personnes que vous suivez depuis des années. En adoptant un nouvel outil, vous souhaitez conserver ce travail.
ISF Agenda permet d’importer des clients depuis Excel. Vos contacts constituent ainsi la base du répertoire dans l’application, que vous pouvez ensuite enrichir pour préparer les visites et suivre les échanges.
Commencer avec des contacts déjà connus
Imaginons que votre fichier contienne la Dre Elena R., le Dr Riccardo V. et la Dre Silvia M. Vous disposez de leurs noms, de leurs coordonnées et de quelques notes. L’importation permet de créer leurs fiches sans les saisir une par une.
Lorsque vous recherchez Elena ou souhaitez contacter Riccardo, vous retrouvez les informations que vous aviez déjà conservées. Votre liste existante devient le point de départ du suivi dans l’application.
Préparer un fichier propre
L’importation lit les fichiers Excel au format .xlsx et crée les fiches à partir du nom et du prénom, avec l’e-mail, le téléphone et les notes lorsqu’ils sont présents. Conservez une copie du fichier et vérifiez que les informations sont complètes et qu’une même personne ne figure pas plusieurs fois.
Chaque importation crée de nouvelles fiches, sans fusionner automatiquement les doublons. Évitez donc de charger à nouveau un fichier déjà importé. Vous complétez ensuite les adresses, les jours de visite, les spécialités et les étiquettes dans les fiches clients.
Enrichir les fiches au fil du travail
Après l’importation, vous pouvez compléter chaque fiche. Pour Elena, ajoutez le cabinet de Bologne et le centre médical de Casalecchio, avec leurs jours de visite respectifs. Pour Riccardo, renseignez sa spécialité et le lieu où il reçoit le mardi. La carte et les informations sur les adresses vous aident ensuite à organiser les visites dans votre secteur.
Silvia, que vous venez de rencontrer, a elle aussi sa place dans le répertoire. Une étiquette « première visite » peut signaler cette étape de la relation. Vous ajoutez ensuite les informations utiles au fur et à mesure de vos échanges.
Passer d’une liste de noms à un historique utile
La liste de départ indique quels clients vous suivez. Les informations ajoutées dans ISF Agenda rappellent aussi ce qui s’est passé avec chacun : un rendez-vous et ses notes, un produit présenté ou un appel enregistré entre deux visites.
Avant de revoir Elena, vous pouvez repartir des notes du dernier rendez-vous. Pour proposer une nouvelle visite à Riccardo, vous pouvez consulter ses disponibilités habituelles et les rencontres déjà enregistrées. Ces informations se construisent progressivement autour de vos contacts.
L’importation depuis Excel permet de démarrer avec votre répertoire existant. Les adresses, l’agenda et l’historique viennent ensuite l’enrichir pour accompagner le suivi de vos clients.