Am Montag haben Sie einen Kunden besucht. Bis zum nächsten Treffen schicken Sie vielleicht angefragtes Material per E-Mail, klären eine Frage am Telefon oder stimmen den nächsten Termin per Nachricht ab. Auch diese Kontakte gehören zur Vorgeschichte des nächsten Gesprächs.
In ISF Agenda können Sie Besuche, Telefonate, E-Mails, WhatsApp-Kontakte und Konferenzen als Termine beim jeweiligen Kunden erfassen. Datum, Kontaktart und Notizen bleiben im selben Verlauf. So lässt sich nachvollziehen, was zwischen zwei persönlichen Treffen passiert ist.
Ein Besuch kann mehrere weitere Kontakte auslösen
Dr. Elena R. hat Sie bei einem Besuch in ihrer Praxis in Bologna um das Informationsblatt zu Carvonia gebeten. Am nächsten Tag schicken Sie ihr das Dokument per E-Mail und halten den Kontakt mit einer kurzen Notiz fest: „Informationsblatt zu Carvonia gesendet; ihre Fragen beim nächsten Treffen aufgreifen.“
Einige Tage später telefonieren Sie miteinander und vereinbaren einen Besuch im Ärztezentrum in Casalecchio. Auch dieses Gespräch kann neben dem ursprünglichen Besuch und der E-Mail im Verlauf stehen. Beim nächsten Mal sehen Sie, in welcher Reihenfolge die Kontakte stattgefunden haben und ob Sie das Material bereits versendet haben.
Den bisherigen Austausch im Kundenprofil nachlesen
Jeder erfasste Kontakt hat ein Datum und eine Kontaktart. In Elenas Profil können Sie die Termine durchgehen und die zugehörigen Notizen lesen: die Anfrage in der Praxis, die anschließende E-Mail und das Telefonat zur Terminabsprache.
Die App speichert die Angaben, die Sie selbst eintragen. Ein Eintrag vom Typ E-Mail oder Telefonat dokumentiert den Kontakt im Kalender. Das Versenden der Nachricht oder der Anruf erfolgt über Ihre üblichen Kommunikationswege. Ebenso können Sie WhatsApp-Kontakte und Konferenzen erfassen, die für die Zusammenarbeit mit dem Kunden wichtig sind.
Oft genügt eine kurze, konkrete Notiz zu dem Punkt, den Sie wieder aufgreifen möchten. Damit haben Sie eine hilfreiche Grundlage, um den nächsten Besuch vorzubereiten.
Auch andere Kontaktarten zählen in der Planung
Die verschiedenen Kontaktarten werden als Termine im Kalender geführt. Haben Sie für Elena ein Ziel für die Kontakthäufigkeit hinterlegt, zählen dazu auch Telefonate und E-Mails, deren Datum im jeweiligen Kalenderzeitraum liegt. Auch zukünftige Einträge werden berücksichtigt. Die Zahl beschreibt also die erfassten Termine und entspricht nicht allein der Anzahl bereits durchgeführter Besuche.
Vor dem nächsten Treffen haben Sie damit einen nachvollziehbaren Verlauf zur Hand: Sie wissen, womit das Gespräch begonnen hat, welche Kontakte seitdem stattgefunden haben und welches Thema Sie mit Elena weiterführen möchten.