Vous avez rencontré un client lundi. Avant la visite suivante, vous lui envoyez un document par e-mail, échangez par téléphone pour préciser un point ou convenez d’une date par message. Ces étapes comptent aussi lorsque vous préparez la prochaine rencontre.
ISF Agenda permet d’enregistrer les visites, les appels, les e-mails, les contacts WhatsApp et les conférences comme rendez-vous associés au client. La date, le type de contact et les notes restent dans son historique, pour retrouver le fil de la relation entre deux visites.
Conserver les étapes qui suivent une visite
Lors d’une visite au cabinet de Bologne, la Dre Elena R. vous demande la fiche de Carvonia. Le lendemain, vous lui envoyez le document par e-mail et enregistrez cet échange avec une courte note : « Fiche de Carvonia envoyée ; reprendre ses questions au prochain rendez-vous. »
Quelques jours plus tard, vous convenez par téléphone de vous revoir au centre médical de Casalecchio. Cet appel peut lui aussi être ajouté à l’historique, à côté de la visite et de l’e-mail. Au prochain rendez-vous, vous pouvez vérifier l’ordre des échanges et retrouver ce qui a déjà été transmis.
Relire les échanges depuis la fiche du client
Chaque contact enregistré possède une date et un type. Depuis la fiche d’Elena, vous pouvez parcourir les rendez-vous et leurs notes : la demande formulée au cabinet, l’e-mail envoyé ensuite et l’appel au sujet de la prochaine rencontre.
L’application conserve les informations que vous saisissez. Une entrée de type e-mail ou appel sert à documenter cet échange dans l’agenda ; elle n’envoie pas le message et ne passe pas l’appel à votre place. Vous utilisez vos moyens de communication habituels, puis vous enregistrez les éléments utiles. Vous pouvez procéder de même pour un contact WhatsApp ou une conférence.
Une note courte et précise suffit souvent pour préparer la visite suivante. L’essentiel est de pouvoir retrouver la demande, la réponse apportée et le point à reprendre.
Tenir compte de tous les types de contacts
Ces échanges sont enregistrés comme rendez-vous dans l’agenda. Si vous avez défini un objectif de fréquence pour Elena, le calcul tient compte des rendez-vous dont la date se situe dans la période choisie, y compris les appels, les e-mails et les rendez-vous à venir.
Le nombre affiché décrit donc les contacts enregistrés pour cette période, pas uniquement les visites déjà effectuées. Lorsque vous préparez le prochain rendez-vous, l’historique vous donne aussi les détails : l’origine de la demande, les échanges intermédiaires et ce qui mérite encore d’être abordé avec Elena.