Visitou um cliente na segunda-feira. Antes do encontro seguinte, pode enviar um documento por e-mail, esclarecer um ponto por telefone ou combinar uma data por mensagem. Esses contactos também contam quando prepara a próxima visita.
O ISF Agenda permite registar visitas, chamadas telefónicas, e-mails, contactos por WhatsApp e conferências como compromissos associados ao cliente. A data, o tipo de contacto e as notas ficam no mesmo histórico, para acompanhar a relação entre encontros presenciais.
Guardar o seguimento de uma visita
Numa visita ao consultório de Bolonha, a Dra. Elena R. pede a ficha de Carvonia. No dia seguinte, envia-lhe o documento por e-mail e regista esse contacto com uma nota breve: «Ficha de Carvonia enviada; retomar as perguntas no próximo encontro.»
Alguns dias depois, falam por telefone e combinam uma visita ao centro médico de Casalecchio. A chamada também pode ficar no histórico, junto da visita e do e-mail. Na próxima vez, pode confirmar a sequência dos contactos e o que já foi enviado.
Consultar a história da relação na ficha do cliente
Cada contacto registado tem uma data e um tipo. Ao abrir a ficha de Elena, pode percorrer os compromissos e ler as notas: o pedido feito no consultório, o e-mail enviado a seguir e a chamada em que combinaram o próximo encontro.
A aplicação guarda o que decide anotar. Um registo do tipo e-mail ou chamada documenta esse contacto na agenda; não envia a mensagem nem faz a chamada por si. A comunicação decorre nos canais habituais e pode depois registar os detalhes úteis. O mesmo se aplica a contactos por WhatsApp ou a conferências.
Uma nota curta e clara costuma ser suficiente para preparar a visita seguinte. O importante é encontrar o pedido, a resposta dada e o assunto que ficou por retomar.
Considerar os diferentes contactos no planeamento
Estes registos são compromissos da agenda. Se definiu um objetivo de frequência para Elena, o cálculo considera os compromissos com data no período escolhido, incluindo chamadas, e-mails e compromissos futuros.
O número apresentado corresponde, por isso, aos contactos registados para esse período, e não apenas às visitas realizadas. O histórico acrescenta os detalhes de que precisa para continuar a conversa: onde começou, o que aconteceu entretanto e o que pretende abordar na próxima vez.