Mit manchen Kunden steht das nächste Treffen bereits im Kalender. Bei anderen liegt der letzte Besuch eine Weile zurück, während sich Ihre Woche mit neuen Terminen füllt. Schnell vergeht mehr Zeit als vorgesehen, bevor Sie sich wieder melden.
Die Kundenerinnerungen in ISF Agenda helfen Ihnen, solche Abstände im Blick zu behalten. Für jeden Kunden legen Sie fest, nach wie vielen Tagen seit dem letzten Termin Sie einen Hinweis erhalten möchten.
Den Abstand passend zum Kunden wählen
Nehmen wir Dr. Riccardo V., einen Kardiologen, der dienstags in Bologna Besuche empfängt. Ein Termin mit ihm liegt bereits in der Vergangenheit; einen weiteren haben Sie noch nicht eingetragen. Wenn seit dem letzten Treffen 30 Tage vergangen sind, möchten Sie über den nächsten Kontakt nachdenken. Diesen Abstand hinterlegen Sie in seinem Kundenprofil.
Die Einstellung gilt für Riccardo. Für Dr. Elena R. kann ein anderer Abstand sinnvoll sein. Vielleicht steht Ihr nächstes Treffen im Ärztezentrum in Casalecchio sogar schon fest. Sie können den passenden Rhythmus für jede Beziehung einzeln wählen.
Vom Hinweis zur Vorbereitung
Sind die eingestellten Tage seit dem letzten vergangenen Termin verstrichen und ist kein zukünftiger Termin für Riccardo eingetragen, kann ISF Agenda eine Benachrichtigung senden. Im Kundenprofil sehen Sie die hinterlegte Erinnerung und den Abstand zum letzten erfassten Kontakt.
Nun können Sie den Kontaktverlauf nachlesen: Welche Fragen waren offen? Wollten Sie Material nachreichen? Danach entscheiden Sie, ob Sie anrufen oder ein Treffen vorschlagen möchten. Die hinterlegten Besuchstage und Standorte helfen bei der zeitlichen und örtlichen Planung.
Die Erinnerung macht Sie auf die Beziehung aufmerksam. Den nächsten Schritt und einen konkreten Termin legen Sie selbst fest.
Nach einer versendeten Erinnerung stellen Sie den Erinnerungsabstand im Kundenprofil erneut ein, um die Funktion wieder zu aktivieren. Ein neu eingetragener Termin allein startet keinen automatisch wiederkehrenden Erinnerungszyklus. Prüfen Sie die Einstellung deshalb, wenn Sie nach dem nächsten Kontakt erneut erinnert werden möchten.
Erinnerungen und Terminziele gemeinsam nutzen
Mit den Zielen für die Kontakthäufigkeit vergleichen Sie die erfassten Termine mit einer gewünschten Anzahl für Kalenderzeiträume von einem, zwei, drei oder vier Monaten. Die Kundenerinnerung richtet sich dagegen nach den vergangenen Tagen seit dem letzten Termin.
Bei Riccardo zeigt das Quartalsziel einen von zwei vorgesehenen Terminen. Die Erinnerung nach 30 Tagen lenkt Ihre Aufmerksamkeit zusätzlich auf den Abstand zum letzten Kontakt. Zusammen geben Ihnen diese Angaben eine Grundlage, um den nächsten Schritt bewusst zu planen und vorzubereiten.