Certains clients ont déjà un prochain rendez-vous dans votre agenda. Pour d’autres, la dernière visite s’éloigne et les journées se remplissent. Vous pouvez laisser passer davantage de temps que prévu avant de penser à les recontacter.
Les rappels par client d’ISF Agenda vous donnent un repère. Vous choisissez le nombre de jours à attendre depuis le dernier rendez-vous passé avant de recevoir une notification, si aucun nouveau rendez-vous n’est prévu.
Choisir un délai pour chaque client
Reprenons le Dr Riccardo V., cardiologue qui reçoit à Bologne le mardi. Vous avez enregistré un rendez-vous avec lui, mais vous n’en avez pas encore fixé un autre. Vous souhaitez repenser à ce contact après 30 jours : vous configurez ce délai sur sa fiche.
Ce réglage concerne Riccardo. Pour Elena, le besoin est différent : un rendez-vous est déjà prévu au centre médical de Casalecchio. Chaque relation peut ainsi avoir son propre délai de rappel.
Repartir de l’historique quand le rappel arrive
Le rappel nécessite au moins un rendez-vous passé. Une fois le délai choisi écoulé, ISF Agenda peut vous envoyer une notification si aucun rendez-vous futur n’est déjà enregistré pour ce client.
Vous pouvez alors consulter l’historique des échanges, retrouver un sujet en attente et décider d’appeler Riccardo ou de lui proposer une visite. Ses jours de visite et ses adresses vous aident à trouver une place dans la semaine.
Après l’envoi d’un rappel, un nouveau rendez-vous ne réactive pas automatiquement un cycle de notifications. Pour recevoir à nouveau un rappel après un prochain contact, reconfigurez-le depuis la fiche du client. Le réglage à 30 jours ne correspond donc pas à une alerte répétée tous les 30 jours.
Le rappel attire votre attention sur la relation. Vous restez libre de choisir la suite et de fixer le prochain rendez-vous.
Distinguer rappel et objectif de fréquence
Les objectifs de fréquence comparent le nombre de rendez-vous enregistrés à un objectif défini pour une période calendaire d’un, deux, trois ou quatre mois. Le rappel dépend du temps écoulé depuis le dernier rendez-vous passé d’un client.
Pour Riccardo, l’objectif trimestriel peut indiquer un rendez-vous sur deux, tandis que le rappel vous signale que 30 jours se sont écoulés depuis le dernier échange enregistré. Ces deux repères vous aident à décider quand reprendre contact, puis à préparer la conversation à partir de son historique.