A lista de contactos evolui com o seu território. Chegam novos clientes, mudam os locais de trabalho e algumas relações ficam em pausa. As informações continuam a ser úteis, mas nem todas as pessoas precisam de aparecer na lista que usa para preparar as visitas do dia.
Com o ISF Agenda, pode arquivar um cliente quando deixa de o acompanhar. A ficha continua disponível no arquivo, enquanto a lista de clientes ativos reflete as relações em curso.
Quando um cliente deixa o seu território
Imagine a Dra. Marta L., uma neurologista que visitou várias vezes. Na ficha, guardou uma morada, notas dos compromissos e os materiais apresentados. Agora trabalha numa zona fora do seu território, pelo que não prevê novas visitas por enquanto.
Mantê-la entre os clientes ativos pode tornar a lista diária menos clara. Uma etiqueta descreve uma situação ou uma ação a realizar; o arquivo permite separar os clientes que já não acompanha neste momento.
A ficha muda de lugar, o histórico continua disponível
Ao arquivar Marta, a ficha passa para a lista de clientes arquivados. As referências e o histórico de contactos continuam acessíveis. Os compromissos anteriormente registados mantêm a associação a essa pessoa.
Na lista principal, pode concentrar-se em Elena e Riccardo, para quem está a preparar novas visitas. A ficha de Marta fica disponível quando precisar de a consultar, sem ocupar espaço entre os contactos ativos.
Se a relação for retomada, recupere o que já sabe
Alguns meses depois, Marta volta a trabalhar no seu território. Pode repor a ficha entre os clientes ativos e partir das informações conservadas. Antes de marcar um encontro, releia as notas da última visita e atualize as referências que mudaram.
A lista acompanha assim a evolução da atividade: dá destaque às relações atuais e guarda a memória das outras. Se os novos clientes já estiverem num ficheiro, também pode partir dos contactos reunidos no Excel e continuar o acompanhamento na aplicação.